Valtuusto
Pöytäkirja 30.10.2023/Pykälä 41

Dnro

Kunnanhallitus 05.06.2023

Päätös

Kunnanhallitus päätti:
1) hyväksyä Provincia Oy:n tarjouksen koskien taloushallinnon palveluiden tuottamista sekä järjestelmien käyttöönottoa;
2) esittää valtuustolle, että se päättäisi hyväksyä 230.000 euron lisämäärärahan vuoden 2023 investointisuunnitelmaan aineettomien hyödykkeiden tietokoneohjelmistoihin;
3) valtuuttaa kunnanjohtajan allekirjoittamaan palvelusopimuksen Provincia Oy:n kanssa.

Asian käsittely

Pöytäkirjaan merkittiin, että Jeremias Sankari saapui kokoukseen klo 13.42 tämän asian käsittelyn aikana.

Lisäksi pöytäkirjaan merkittiin, että toimitusjohtaja Anna-Kaisa Packalén oli läsnä kokouksessa klo 13.03 alkaen esittelemässä Provincia Oy:n toimintaa ja taloushallintopalveluja. Anna-Kaisa Packalén poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa klo 13.44.

Esittelijä

kunnanjohtaja Jarkko Seppälä, puh. 044 743 2217

etunimi.sukunimi(at)hartola.fi

Päätösehdotus

Kunnanhallitus päättää:
1) hyväksyä Provincia Oy:n tarjouksen koskien taloushallinnon palveluiden tuottamista sekä järjestelmien käyttöönottoa;
2) esittää valtuustolle, että se päättäisi hyväksyä 230.000 euron lisämäärärahan vuoden 2023 investointisuunnitelmaan aineettomien hyödykkeiden tietokoneohjelmistoihin;
3) valtuuttaa kunnanjohtajan allekirjoittamaan palvelusopimuksen Provincia Oy:n kanssa.

Valmistelija /

lisätietojen antaja

kunnanjohtaja Jarkko Seppälä, puh. 044 743 2217

etunimi.sukunimi(at)hartola.fi

Asian valmistelu

Hartolan kunnassa taloushallinnan palvelut on tehty omana työnä ja pääasiallinen henkilöresurssi on ollut yksi kokopäiväinen laskentasihteeri, joka on yksinomaan hoitanut taloushallintoa. Laskentasihteeri on eläköitymässä, joten kunnassa on kartoitettu vaihtoehtoisia toteuttamistapoja.

Neuvotteluja on käyty erilaisten toimijoiden kanssa ja vertailtu palveluntarjoajien ratkaisuja ja toimintamalleja. Valtuusto on kokouksessaan 8.5.2023 päättänyt ostaa 10 kpl Provincia Oy:n osakkeita ja liittyä Provincia Oy:n osakkaaksi. Päätös osakkeiden hankinnasta on lainvoimainen 19.6.2023, jonka jälkeen osakekauppa voidaan toteuttaa.

Koska asialla on kiire, on Provincia Oy:n kanssa käyty neuvotteluja valtuuston päätöksen jälkeen palveluiden järjestämisestä ja palvelusopimuksen tekemisestä.

Provincia Oy on valmis erityisjärjestelyin ottamaan hoitaakseen kuluvan vuoden kirjanpidon nykyisessä taloushallinnon järjestelmässä ja hoitamaan siinä kunnan kirjanpidon tilikauden 2023 loppuun asti, pitäen sisällään vuoden 2023 tilinpäätöksen.

Tavanomainen palvelutuotanto alkaisi 1.1.2024, mihin liittyy uuden taloushallinnon järjestelmän käyttöönottoprojekti, joka alkaisi välittömästi hankintapäätöksen jälkeen. Uudessa järjestelmässä toimittaisiin vuoden 2024 alusta alkaen.

Tarjouksen mukaisesti tilikauden 2023 osalta laskutus on tuntiperusteinen toteutuneiden tuntien mukaisesti. Vuodesta 2024 lukien palvelu on Provincia Oy:n hinnaston mukainen, perustuen pitkälti tositemääriin ja järjestelmätoimittajan hinnoitteluun.

Hankinta voidaan tehdä ilman hankintalain mukaista kilpailutusta in-house -järjestelynä.

Asiaa esitellään tarkemmin kokouksessa, jossa paikalla on myös Provincia Oy:n toimitusjohtaja Anna-Kaisa Packalén.

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimus

Tiedoksianto

Provincia Oy / Anna-Kaisa Packalen, anna-kaisa.packalen@provincia.fi