Sivistys- ja hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 16.06.2026/Pykälä 44

Sivistys- ja hyvinvointilautakunta 16.06.2026 § 44  

176/02.08.01.00/2026  

Päätös

Esittelijä

rehtori Tiina Kotila-Paaso

Päätösehdotus

Valmistelija

rehtori

etunimi.sukunimi(at)hartola.fi puh. 044 743 2369

Asian valmistelu

Hartolan kunnan yhtenäiskoulun ja varhaiskasvatuksen ruokapalvelusopimus optiokausineen päättyy 28.2.2027.

Ruokapalveluiden kilpailutuksesta vastaa sivistys- ja hyvinvointilautakunta. Kilpailutuksen valmistelusta ja toteutuksesta vastaa Damico Oy. Konsulttipalvelut on hankittu rehtorin viranhaltijapäätöksellä.

Tarjouspyyntöä on valmisteltu ohjausryhmässä, johon ovat kuuluneet kunnanjohtaja Jarkko Seppälä, rehtori, toimialajohtaja Tiina Kotila-Paaso, varhaiskasvatuspäällikkö Kirta Väisänen ja apulaisjohtaja Tiina Itävuori.

Tarjouspyyntöön sisältyy optio Päiväkoti Vantun palvelukeittiötyöstä ja puhtauspalveluista nykyisen työntekijän eläköityessä tämänhetkisen arvion mukaan aikaisintaan 2028 aikana.

Ohjausryhmä päätti toteuttaa osana kilpailutusprosessia markkinavuoropuhelun. Markkinavuoropuhelu on käyty Teamsin välityksellä 1.6.2026. Tilaisuudessa on esitelty potentiaalisille tarjoajille hankinnan kohde, jonka jälkeen tarjoajilla on ollut mahdollisuus esittää omat kirjalliset näkemyksensä tarjouspyyntöä koskien.

Tarjouspyyntöprosessin aikataulu:

•          Markkinavuoropuhelu 1.6.2026

•          Tarjouspyynnön julkaisu kesäkuussa 2026

•          Kohdekierros 5.8.2026 Hartolan Yhtenäiskoululla ja varhaiskasvatustiloissa

•          Lisäkysymykset 12.8.2026

•          Lisäkysymyksiin vastaaminen 19.8.2026

•          Tarjoukset 9.9.2026

•          Sivistys- ja hyvinvointilautakunnan päätös 13.10.2026

•          Hankintapäätös lainvoimainen marraskuussa 2026

•          Sopimus allekirjoitetaan 31.12.2026 mennessä

•          Toiminnan aloitus 1.3.2027

Tarjouksen jättämisen ehtona on tutustua paikan päällä Hartolassa palvelutuotanto-olosuhteisiin, tutustuminen toteutetaan 5.8.2026.

Palvelusopimuksen pääperiaatteet:

Hankintayksikön ja tarjouskilpailun voittavan Palvelutuottajan välinen palvelusopimus on voimassa määräaikaisena 1.3.2027 -31.7.2031. Varsinaisen sopimuskauden jälkeen Tilaajilla ja Palvelutuottajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta yhdellä (1) kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella. Option käyttöönotto edellyttää sitä, että ruokapalvelua käyttävät asiakkaat ovat tyytyväisiä palveluun, palvelupoikkeamia on harvoin ja Tilaajan tekemien/teettämien laatutarkastusten tulos on moitteeton.

Tilaaja antaa Yhtenäiskoulun tilat vuokratta Palvelutuottajan käyttöön ja vastaa omien keittiölaitteidensa huollosta ja mahdollisista korvausinvestoinneista. Tilaaja vastaa sähkön, veden, jäteveden ja jätehuollon kustannuksista sekä rasvanerotuskaivojen tyhjennyksestä, rasvakanavien puhdistamisesta ja nuohouksesta. Tilaaja vastaa myös astioiden korvaushankinnoista tarpeen mukaan.

Ruokapalvelun ja optiona mahdollisesti hankittavan varhaiskasvatuksen puhtauspalvelun laatuvaatimukset on kuvattu tarkasti tarjouspyyntöön.  Hankintayksikkö käyttää halvinta hintaa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena, koska laatutekijöille on asetettu tarkat vähimmäisvaatimukset.

Palvelutuottajalle on määritetty sopimuksessa mm. seuraavia vastuita. Palvelutuottaja:

• noudattaa kulloinkin voimassa olevia kansallisia ja ikäryhmäkohtaisia ravitsemussuosituksia. Vastaa siitä, että ruoka on ravitsemuksellisesti täysipainoista, turvallista ja maukasta. Pyrkii käyttämään mahdollisimman lähellä tuotettuja raaka-aineita.

• tarjoaa Yhtenäiskoululla kaksi lounasvaihtoehtoa, joista toinen on lakto-ovo-vegetaarinen kasvisruoka. Kasvisvaihtoehdon ei tarvitse, eikä toivotakaan olevan, samankaltainen tuote kuin perusvaihtoehdon. Tarkoituksena on tarjota aito vaihtoehto, joka rohkaisee maistelemaan kasvisruokaa etenkin silloin, kun perusvaihtoehto ei maistu.
• järjestää ja maksaa ruokien kuljetuksen.
• vastaa omavalvonnasta, laatii myös varhaiskasvatuksen toimipisteisiin omavalvontasuunnitelman ja opastaa päiväkodin ryhmäruokailuista vastaavaa henkilöstöä omavalvonnan toteuttamisessa.

• vastaa ruokaraadin toiminnasta. Osallistuu kunnan sivistys- ja hyvinvointilautakunnan kokouksiin tarpeen mukaan 1–2 kertaa vuodessa erillisveloituksetta ja toimii aktiivisesti ryhmässä asiantuntijana ruokapalvelun osalta.

• järjestää minimissään kerran vuodessa sähköisen asiakastyytyväisyystutkimuksen koko asiakaskunnalle. Kyselyssä tulee olla osio, jossa ruokailevat asiakkaat pääsevät antamaan ruokalistasta palautetta ja ruokalajitoivomuksia.
• tapaa palveluiden käyttäjäasiakkaita määräajoin.
• huolehtii ruokailujen järjestämisestä myös mahdollisten erilaisten lyhyt- ja pitkäkestoisten poikkeusolojen aikana.
• ylläpitää yhdessä Tilaajan kanssa valmiuslain mukaista ruokahuollon valmiussuunnitelmaa, jossa varaudutaan poikkeusolojen aterioihin. Tästä työstä ei makseta Palvelutuottajalle erillistä korvausta.
• antaa Tilaajalle pyydettäessä tietoja toimintansa ympäristövaikutuksista ja toimii Tilaajan kanssa yhteistyössä siten, että tukipalvelutoiminnan ympäristölle aiheutuva rasitus on mahdollisimman pieni ja Hartolan kunnan ilmastotavoitteet täyttyvät ko. palveluiden osalta soveltuvin osin. Osallistuu aktiivisesti Hartolan kunnan Ilmastosuunnitelman päivittämiseen ja tarvittavaan raportointiin sekä laatii erillisen Tilaajan ruokapalvelutoimintaan tarkoitetun tavoitteellisen ja aikataulutetun ympäristösuunnitelman tuottamiaan palveluita koskien aina vuodeksi kerrallaan ja raportoi sen toteutumista palvelukuvauksen mukaisesti.
• raportoi kattavasti toiminnastaan, annosmäärien lisäksi mm. ympäristösuunnitelman toteutuminen, hävikkiruuan myynti kiloina/kiinteistö/vuosi, syötäväksi kelpaavan jätteen määrä kiloina/kiinteistö/vuosi, tärkeimpien elintarvikkeiden alkuperämaat, lähiruokatuotteiden kilo- ja euromääräiset tiedot.

Muutoksenhaku

       Muutoksenhakukielto